Внедрение ПК "ПЛАН-Про"
Внедрение комплекса "ПЛАН-Про" предполагается осуществить в одном из двух вариантов по выбору заказчика – активном и пассивном .
Активный вариант внедрения ПК "ПЛАН-Про"
Вариант основан на особенностях комплекса как набора инструментов для автоматизации различных функций управления разработкой проектно-сметной документации для объектов строительства. Учитывая, с одной стороны, большое разнообразие схем управленческого документооборота, организационных структур и распределения функций в проектных организациях, с другой – опасность резкого изменения управленческого документооборота для устойчивой работы организации, вариант предполагает следующие этапы внедрения:
1. Предпроектное обследование системы управления проектной организаций . Длительность этапа – 1 неделя. После заключения договора на разработку системы наш специалист выполняет предпроектное обследование сложившейся у заказчика системы управления разработкой проектной документации. Обследование включает в себя выезд специалиста в организацию, ознакомление с системой управления и сбор образцов действующих в ней документов, анализ документов системы менеджмента качества (СМК) на предмет отражения в этих документах вопросов, связанных с управлением разработкой проектной документации, встречи с руководителями организациями и уточнение целей разработки системы. Одновременно с участием специалистов организации-заказчика выполняется установка комплекса ПЛАН-Про, а также первичное обучение пользователей и предварительная настройка комплекса по основным чертам документооборота. Пользователи в это время выполняют предварительное заполнение основных справочников. Обследование завершается подписанием двустороннего документа «Отчет о выполненных работах…».
2. Разработка технического задания (ТЗ) на систему управления. Длительность этапа – примерно 10 дней. Техническое задание на систему разрабатывается в установленный договором срок. При разработке задания используются материалы предпроектного обследования. Заказчик в это время продолжает наполнение базы данных. В техническом задании, утверждаемом руководством Заказчика, перечисляются блоки комплекса, подлежащие первоочередному внедрению, излагаются основные параметры конфигурации комплекса, вопросы системной поддержки, уточняется необходимое количество лицензий, приводится план обучения пользователей.
3. Разработка технического проекта (ТП) системы управления. Длительность этапа – 1-2 месяца. Технический проект системы разрабатывается на основе утвержденного технического задания в установленный договором срок и подлежит утверждению руководством заказчика. В техническом проекте определяется конкретная конфигурация рабочих мест, распределение эксплуатируемых режимов, решаются вопросы конфиденциальности доступа, приводятся формы основных отчетов, шаблоны необходимых текстовых документов (договоры, акты), содержание основных справочников. Заказчик в это время продолжает наполнение базы данных. Если в составе технического проекта принято решение о разработке специального блока (плагина), то формируется техническое задание на его разработку. 4. Разработка технического регламента функционирования системы управления .
Длительность этапа – 1-2 недели.
Регламент разрабатывается в установленный договором срок на основании утвержденного технического проекта. Приложения, содержащиеся в регламенте, строятся на основе данных заказчика, введенных в процессе опытной эксплуатации. Регламент утверждается руководителем заказчика, и все подписи и визы в нем, кроме листа с перечислением участников его разработки, должны принадлежать только представителям заказчика. К моменту завершения разработки регламента наполнение базы данных заказчиком должно быть завершено, и одновременно с подписанием акта о завершении четвертого этапа работы подписывается также приказ по организации-заказчику о вводе системы в промышленную эксплуатацию. В приказе, в частности, определяются исполнители и срок внесения в именные должностные инструкции изменений, связанных с вводом системы в промышленную эксплуатацию. Изменения в должностные инструкции вносятся на основе содержания Регламента. Гарантийное сопровождение комплекса выполняется по электронной почте в течение календарного года с момента подписания договора. Продление договора на сопровождение – 18% текущей цены комплекса, помимо сопровождения гарантирует получение новых версий. Порядок выполнения этапов внедрения комплекса "ПЛАН-Про" показан на рис.1. 