Блок «Timesheet» ПК "ПЛАН-Про"
Блок "Timesheet" наряду с предыдущим блоком предназначен для обеспечения документооборота в управлении проектными работами, основанного на учете трудозатрат.
В зависимости от организации сбора и использования информации, блок Timesheet может быть настроен на разную периодичность работы. Такими периодами могут быть месяц, декада или неделя.
Сбор информации об использовании рабочего времени сотрудниками требует доступа к базе данных со стороны не только специалистов, участвующих в планировании проектных работ, но и значительно более широкого круга сотрудников, в принципе - всех сотрудников производственных отделов. Поэтому блок "Timesheet" для разных участников процесса имеет разные варианты доступа к своим режимам.
По набору разрешенных функций различаются четыре типичных конфигурации:
- руководство организации
- администратор Timesheet
- руководитель отдела
- рядовой сотрудник
Информация блока хранится в двух таблицах - "черновой", куда ее заносят сотрудники или руководитель отдела, и "чистовой", где с ней работают администратор и руководство организации.
Последние две конфигурации позволяют работать только с "чистовой" таблицей; к "черновой" таблице доступа у них нет. Администратор имеет право вносить изменения в информацию "чистовой" таблицы и получать из нее разнообразные выборки и сводки; руководство организации только получает и использует эти выборки и сводки.
Руководитель отдела может вводить, просматривать и править информацию "черновой" таблицы, относящуюся к своему отделу, а из "чистовой" таблицы получать выборки и сводки - также по своему отделу.
Рядовой сотрудник может только вводить свою собственную информацию в "черновую" таблицу и получать выборки, относящиеся к нему самому, из «чистовой».
Основная информация Timesheet представляет собой совокупность записей, каждая из которых содержит сведения о том, что в данный день (дата) данный сотрудник (имярек) затратил на данную работу (шифр) столько-то часов. Легко видеть, что такая информация представляет собой число в трехмерном пространстве с осями время - сотрудники – работы, совокупность таких данных – математический объект, называемый тензором. Конечно, ввод информации в таком виде был бы сложен и неудобен. Поэтому программа обеспечивает возможность работать c любым сечением этого пространства – по сотруднику, по дате, по работе, причем эти сечения можно произвольно и легко изменять.
Если ввод информации будет производить выделенный сотрудник – один за весь отдел, то в зависимости от способа ввода – по сотруднику, по дате, по работе – ему нужен соответствующий первичный документ, который заполнял бы или каждый сотрудник за себя, или руководитель по работе, или начальник отдела.
В каждой записи «чистовой» таблицы имеются два поля, содержащие количество часов. Одно из них переносится из «черновой» таблицы, где его заполняет сотрудник или начальник отдела, и изменить его ни администратор, ни руководитель не могут. Другое поле, напротив, недоступно сотруднику или начальнику отдела, но администратор может его ввести или изменить. Это поле служит для коррекции данных. В частности, администратор может аннулировать некоторую запись, если введет в корректирующее поле то же количество часов, что значится в первом поле, но со знаком минус. Однако он не может удалить запись, где есть ненулевая сумма часов в первом поле. В то же время он может добавить свою запись с некоторой ненулевой суммой часов. Во всех отчетах по «чистовой» таблице используется сумма этих двух полей; в то же время отчетные данные отдела оказываются неприкосновенными.
Шифр выполнявшейся работы определяется из работ в картотеке, для которых данному подразделению запланированы некоторые трудозатраты. Если сотрудник в указанный день отсутствовал, вместо шифра работы в записи представлен шифр отвлечения, связывающий таблицу со справочником отвлечений. Для сотрудников непроизводственных подразделений, как правило, не занятых выполнением конкретных работ из производственного плана, устанавливается шифр отвлечения типа «общехозяйственные работы» или «вспомогательные работы». Во многих организациях в непроизводственных подразделениях вести Timesheet вообще считают ненужным, и это разумно.
В каждой записи «чистовой» таблицы имеются два поля, содержащие количество часов. Одно из них переносится из «черновой» таблицы, где его заполняет сотрудник или начальник отдела, и изменить его ни администратор, ни руководитель не могут. Другое поле, напротив, недоступно сотруднику или начальнику отдела, но администратор может его ввести или изменить. Это поле служит для коррекции данных. В частности, администратор может аннулировать некоторую запись, если введет в корректирующее поле то же количество часов, что значится в первом поле, но со знаком минус. Однако он не может удалить запись, где есть ненулевая сумма часов в первом поле. В то же время он может добавить свою запись с некоторой ненулевой суммой часов. Во всех отчетах по «чистовой» таблице используется сумма этих двух полей; в то же время отчетные данные отдела оказываются неприкосновенными.
Шифр выполнявшейся работы определяется из работ в картотеке, для которых данному подразделению запланированы некоторые трудозатраты. Если сотрудник в указанный день отсутствовал, вместо шифра работы в записи представлен шифр отвлечения, связывающий таблицу со справочником отвлечений. Для сотрудников непроизводственных подразделений, как правило, не занятых выполнением конкретных работ из производственного плана, устанавливается шифр отвлечения типа «общехозяйственные работы» или «вспомогательные работы». Во многих организациях в непроизводственных подразделениях вести Timesheet вообще считают ненужным, и это разумно.
